ELABORACIÒN DE ACTAS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC  3369

Las actas expresan lo tratado en una reuniòn o situaciòn especifica. son documentos que adquieren valor administrativo, legal juridico e històrico desde su creaciòn

CLASIFICACIÓN

• 
  
  Ordinario
• 
  
  Extraordianrio

CLASES DE ACTAS

• 
  
  Actas de Comitès
• 
  
  Actas de Consejo Municipal
• 
  
  Actas de Juntas Directivas
• 
  
  Actas de Asambleas
• 
  
  Actas de Reuniones Administrativas
• 
  
  Actas de Sociedades y entrega de invetarios

TITULO

El titulo esta conformado por el nombre del  grupo que se reùne. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres del margen superior. Se debe aclarar cuando sea de caràcter extraordinario.

Este va centrado y en mayuscula sostenida a tres interlineas del logo

REUNION ORDINARIA CONSEJO ADMINISTRATIVO

DENOMINACION DEL DOCUMENTO Y NÙMERO

A una o dos interlineas libres se ubica la palabra acta, en mayùscula sostenida, centrada y a continuaciòn el nùmero consecutivo que le corresponda

ACTA 002

FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra  FECHA: en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la ciudad y la fecha. (FECHA: Bogotà D.C., 7 de agosto de 2009)

HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De las 14:00 a las 16:00 horas)

LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula sostenida de dos puntos. (Hotel El Barón, Salón Diamante)

ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma y se sigue el orden jeràrquico establecido para la reuniòn.

(Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente).En caso de igual jerarquia, los nombres se presentan en orden alfabètico por apellidos.

Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

          Eduardo Casas Burgos, Presidente
          Maria Teresa Peña Beltran, Vicepresidente 

• En reuniones o comitès, intregardos por personas  de igual jerarquia y pertenecientes a deiferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabètico por entidades.  

           Oscar Javier Solano, ANDES LTDA.
           Jesùs Alberto ALcazar, Internacional S.A.
           Rocio Betancour Ruiz. Mundial de vestidos S.A. 

INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.

AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.

ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.

DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida. A 2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación sencilla.

CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.

FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo con mayúscula inicial.

ANEXOS: Si los hay

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Si se desea.

LA CIRCULAR

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC  3397


Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios

CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el destinatario:

•EXTERNA O CARTA CIRCULAR
•INTERNA O GENERAL

De acuerdo con el estilo:

•BLOQUE EXTREMO
•BLOQUE: En este el grupo de  destinatario puede ir a la izquierda o centrado

REQUISITOS

MÁRGENES:
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm

CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas.

CIRCULAR INTERNA O GENERAL

DENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada.

NÚMERO: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder el código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular.

FECHA: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.

DESTINATARIO: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)

ASUNTO: Opcional. Síntesis en máximo en cuatro palabras, a 3 interlíneas de con mayúscula inicial y seguida de dos puntos.

TEXTO: De 3 a 4 interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. (Con agrado informamos al personal…., La Gerencia se complace en…)

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

•Utilizar hojas en blanco o con logo
•Igual calidad, color y tamaño
•Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior o a 2 del logo
•La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o número y el número a la derecha.
•El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.
•Demás recomendaciones de la carta comercial

DESPEDIDA: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto.

REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar. (Tener en cuenta estilo elegido). Preferiblemente firma a manuscrita.

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta.

“LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO”


Circular Estilo Bloque Extremo

Estilo Bloque: con el destinatario a la Izquierda

Estilo Bloque: con el destinatario centrado

EL MEMORANDO

SEGUN LA NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3397

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

CLASIFICACIÓN:

 BLOQUE EXTREMO
 BLOQUE

REQUISITOS

 Márgenes (Igual a la carta)
 ZONAS (igual a la carta)

Denominación del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlínea se ubica la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada, puede ser en negrilla.

Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de 2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO.

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas del número.

Encabezamiento:

 A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial.

 A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.

 A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento con mayúscula inicial.

Alternativas para diligenciamiento datos destinatario y remitente:

 Alternativa 1:
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado por coma.
Remitente: Nombre y cargo separados por coma.
En este caso se omite el nombre al final el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparece su firma.

 Alternativa 2:
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo
Remitente: Cargo y dependencia o cargo
En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

 Alternativa 3:
Destinatario: Cargo y dependencia
Remitente: Cargo y dependencia
La firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto.

 REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:
Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E. Seguida de punto. Después del cargo.

Asunto: Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial.

Texto:
 Se inicia de 3 a 4 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo.
 Se redacta en primera persona del singular o del plural según elc aso.
 Se usa tratamiento de usted.
 No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
 Presentación impecable, sin borrones ni repisados.

PAGINAS SUBSIGUIENTES
 Se puede utilizar hojas en blanco o con logotipo, de igual color, calidad y tamaño.
 El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del logotipo con mayúscula inicial.
 La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el número de la página a la derecha.

Doctor Fabio Lara Fuentes                                                       2

 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.

 Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo en los dos estilos. Expresión breve o frase terminada en punto.

 Remitente: Cuando s aplican las alternativas 2 y 3 en el encabezamiento, el nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la despedida con mayúscula inicial.

Si se utiliza estilo bloque extremo, parte del margen izquierdo y en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha.

 Líneas especiales: Anexos, copias e identificación del transcriptor, se aplican igual que en la carta



Memorando Estilo Bloque Extremo

Estilo Bloque

LA CARTA COMERCIAL

SEGÚN LA NORMA TÉCNICA DE INCONTEC Nº 3393 - GTC 185

LA CARTA

Es una comunicaciòn escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales, igualmente en las realciones entre las empresas y sus empleados.Pueden ser internas o externas.

  1.  La  carta tiene tres Estilos como altenativa para su distribuciòn:

Bloque Extremo: todas las lineas parten del lado izquierdo.

Bloque: las lineas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Semibloque: conserva la misma distribución del bloque, lo particular es que el primer rengló de cada párrafo tiene una sangria de 5 a 10 espacios.

   2.  Requisitos:

• 
  
  Margenes                          

                            superior entre    3 y 4 cm

                            izquierdo entre  3 y 4 cm

                            derecho entre    2 y 3 cm

                            inferios entre     2 y 3 cm

• 
  
  Zonas

                  Zona 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT

                 Zona 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad

                Zona 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro

    3. Partes de la carta

Numero: Consecutivo, lo puede anteceder el código de la dependencia. de 2 a 3 interlíneas del margen superior.

Fecha:    Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número, en orden día, mes y año; sin separarlo con punto. (Santiago de Cali, 20 de agosto de 2003).

Datos de destiantario: Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico, se dejan de 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.

Se  encuentran 6 lineas:

*Tratamiento: se refiere a el titulo de una persona, se escribe en forma completa no puede ser abreviado, en mayuscula inicial (Doctor, Doctora, Licenciada, etc.).

*Nombre: se hace en mayuscula sostenida y nombre completo

(LUIS CARLOS PERÉZ CONTRERAS).

*Cargo: se hace en mayuscula inicial, (Jefe de Recursos Humanos).

*Nombre de la empresa: se hace en mayuscula inicial, (sena).

*Direccion: se colocan completas, no se abrevian.

*Ciudad: Cuando es carta local se coloca la misma ciudad, cuando es una carta nacional se oloca la ciudad y el departamento,  (Bucaramanga, Santander).

 *Pais:  Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad  en  la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.

Asunto:  (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro palabras, mayúscula

inicial. (Vencimiento póliza 456890).

Saludo:  Para las damas los dos nombres, para los caballeros los dos apellidos,(Apreciado señor Gómez Castro), (Respetada doctora Carmen Ismelda). Como saludo independiente se escribe a dos interlíneas del asunto. Como parte inicial del texto se escribe a tres interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera  ...)

Texto:   Se escribe a una interlínea, dos entre párrafos. Se debe tener en cuenta: Tratar un solo tema por carta, Omitir temas personales en cartas comerciales, Hablar de usted  Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación.   Sin borrones ni repisados, Comienza a tres interlíneas del asunto.

Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto. (Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.)

Remitente: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

    4. Lineas Especiales

• 
  
  Anexo o Anexos: Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a dos interlíneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. (Anexo: uno (10 hojas)).

• 
  
  Copia: a dos interlíneas del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E.S.P.). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida.Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian. 

• 
  
  Identificacion transcriptor: a dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña. (María S., Pablo Z.)

Ejemplo de una Carta en Estilo Bloque Extremo

Ejemplo Estilo Bloque

                          

No te dejes vencer

• Cuando tu cielo esté gris y nubes negras amenazan con descargar fuertes lluvias, y sientas que no tienes con qué cubrirte...
• 
  
  Recuerda, que tras ese cielo gris, hay un sol que todavía brilla y no tardará en salir para darte su luz.
• 
  
  Cuando con fuerza la tormenta azota, y una gran tempestad amenaza con destruirlo todo a su paso...
• 
  
  Recuerda, que después de la tormenta, siempre ha de llegar la calma.
• 
  
  Cuando creas que lo has perdido todo, porque sólo ves ruinas a tu alrededor y piensas que la pérdida es irreparable; cuando ves que todo se ha derrumbado..
• 
  
  Recuerda que, mientras exista vida, también hay esperanzas.

Convéncete de...

De ser tan fuerte, que nada ni nadie pueda perturbar la paz de tu espíritu.

-De hablar de salud, progreso y felicidad a todos los que te encuentres.

-De hacer sentir a tus amigos que hay algo grande en ellos.

-De ver todo por el lado noble y hermoso, haciendo que tu optimismo sea sincero.

-De pensar sólo en lo mejor y esperar sólo lo mejor.

-De tener tanto entusiasmo por el éxito de los demás como por el tuyo propio.

-De olvidar los errores del pasado y luchar por las grandes realizaciones del porvenir.

-De llevar todo el tiempo un semblante alegre y tener siempre una sonrisa para todos.

-De ser tan grande para la pena, tan noble para la cólera, tan fuerte para el miedo, que tu felicidad no tema la presencia del dolor.