LA CARTA COMERCIAL

SEGÚN LA NORMA TÉCNICA DE INCONTEC Nº 3393 - GTC 185

LA CARTA

Es una comunicaciòn escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales, igualmente en las realciones entre las empresas y sus empleados.Pueden ser internas o externas.

  1.  La  carta tiene tres Estilos como altenativa para su distribuciòn:

Bloque Extremo: todas las lineas parten del lado izquierdo.

Bloque: las lineas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Semibloque: conserva la misma distribución del bloque, lo particular es que el primer rengló de cada párrafo tiene una sangria de 5 a 10 espacios.

   2.  Requisitos:

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  Margenes                          

                            superior entre    3 y 4 cm

                            izquierdo entre  3 y 4 cm

                            derecho entre    2 y 3 cm

                            inferios entre     2 y 3 cm

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  Zonas

                  Zona 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT

                 Zona 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad

                Zona 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro

    3. Partes de la carta

Numero: Consecutivo, lo puede anteceder el código de la dependencia. de 2 a 3 interlíneas del margen superior.

Fecha:    Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número, en orden día, mes y año; sin separarlo con punto. (Santiago de Cali, 20 de agosto de 2003).

Datos de destiantario: Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico, se dejan de 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.

Se  encuentran 6 lineas:

*Tratamiento: se refiere a el titulo de una persona, se escribe en forma completa no puede ser abreviado, en mayuscula inicial (Doctor, Doctora, Licenciada, etc.).

*Nombre: se hace en mayuscula sostenida y nombre completo

(LUIS CARLOS PERÉZ CONTRERAS).

*Cargo: se hace en mayuscula inicial, (Jefe de Recursos Humanos).

*Nombre de la empresa: se hace en mayuscula inicial, (sena).

*Direccion: se colocan completas, no se abrevian.

*Ciudad: Cuando es carta local se coloca la misma ciudad, cuando es una carta nacional se oloca la ciudad y el departamento,  (Bucaramanga, Santander).

 *Pais:  Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad  en  la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.

Asunto:  (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro palabras, mayúscula

inicial. (Vencimiento póliza 456890).

Saludo:  Para las damas los dos nombres, para los caballeros los dos apellidos,(Apreciado señor Gómez Castro), (Respetada doctora Carmen Ismelda). Como saludo independiente se escribe a dos interlíneas del asunto. Como parte inicial del texto se escribe a tres interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera  ...)

Texto:   Se escribe a una interlínea, dos entre párrafos. Se debe tener en cuenta: Tratar un solo tema por carta, Omitir temas personales en cartas comerciales, Hablar de usted  Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación.   Sin borrones ni repisados, Comienza a tres interlíneas del asunto.

Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto. (Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.)

Remitente: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

    4. Lineas Especiales

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  Anexo o Anexos: Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a dos interlíneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. (Anexo: uno (10 hojas)).

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  Copia: a dos interlíneas del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E.S.P.). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida.Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian. 

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  Identificacion transcriptor: a dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña. (María S., Pablo Z.)

Ejemplo de una Carta en Estilo Bloque Extremo

Ejemplo Estilo Bloque